Call da remoto: come organizzarla al meglio?

Oggigiorno, il settore dello smart working si è notevolmente ampliato, anche a causa della pandemia che ha costretto moltissimi lavoratori ad operare da casa.

Tuttavia, diverse persone al giorno d’oggi eseguono delle mansioni semplicemente tramite l’utilizzo di un PC e partecipando alle call da remoto, videoconferenze che prevedono la partecipazione di interi gruppi di lavoro.

Per poter restare al passo coi tempi ed essere in grado di sostenere le call in maniera ottimale, è necessario equipaggiarsi al meglio e conoscere alcune strategie utili per organizzarle in modo efficace.

In questo breve articolo, pertanto, cerchiamo di menzionare alcuni suggerimenti utili per organizzare sapientemente una call da remoto, fornendo una panoramica dettagliata per ciascuno di essi.

L’importanza della giusta tecnologia

La tecnologia che ognuno di noi ha a disposizione oggigiorno è incredibilmente all’avanguardia; tuttavia, organizzare un meeting online non è cosa da poco.

Innanzitutto, acquistare i giusti dispositivi elettronici è il primo passo per poter effettuare call da remoto ottimali: sul mercato, a questo proposito, esistono diversi dispositivi specificatamente adatti per le videoconferenze, dotati di ottimi processori, di speaker audio e di microfoni di alta qualità, componenti che permettono di partecipare alle call in modo efficiente.

Oltre a ciò, è altresì importante scegliere la giusta piattaforma digitale che consenta di incontrarsi in modo semplice ed interattivo.

Un’ottima connessione ad Internet, in questo caso, è senza dubbio indispensabile per poter sostenere una riunione online di lunga durata; un buon suggerimento in questo senso è Virgin Fibra che, grazie alla sua potenza, garantisce una fibra velocissima per le call da remoto.

La definizione dei punti sui quali verterà la riunione

Non appena si dispone della giusta tecnologia con la quale sostenere correttamente un meeting online, è il momento di seguire alcuni piccoli suggerimenti per far si che la riunione sia di beneficio per tutti i partecipanti.

Innanzitutto, è di cruciale importanza definire i punti chiave della videoconferenza, spiegando ai partecipanti l’ordine del giorno e le motivazioni che si celano dietro l’organizzazione della riunione: questo consentirà una partecipazione proattiva di tutti i membri del team, fondamentale per la buona riuscita della call.

È importante che tutti i dubbi e le domande vengano chiarite, affinché si possa passare alla pratica in modo rapido e concreto.

Il rispetto delle tempistiche e dei modi

Un ulteriore aspetto da rispettare per organizzare al meglio una riunione è la gestione delle tempistiche e delle modalità di comunicazione.

Una buona organizzazione di una call da remoto prevede la definizione dell’orario di inizio del meeting e della durata massima che esso dovrà avere, nonché il rispetto dell’ordine del giorno chiarito precedentemente e della formalità dell’evento: quest’ultimo aspetto è applicabile tramite un dress code adeguato all’occasione.

La conversazione durante la call dovrebbe scorrere liscia, senza interruzioni importanti ed evitando comportamenti inappropriati: ogni partecipante dovrebbe avere la possibilità di intervenire o di porre un’obiezione in qualunque momento lo desideri.

Assumere un tono entusiastico ma al contempo serio è la chiave per coinvolgere maggiormente i presenti alla videoconferenza.

La selezione dei partecipanti

Affinché la call possa essere efficace, è importante che sia composta solamente dalle persone che maggiormente si adattano all’argomento principe della riunione.

In altre parole, la quantità non sempre corrisponde alla qualità: pertanto, non è necessario includere un gran numero di partecipanti per poter effettuare una call di qualità, ma basta invitare coloro che sono strettamente interessati dall’argomento che si intende trattare nel meeting.

Una buona selezione dei partecipanti consente di ottimizzare la call, evitando inutili perdite di tempo o interruzioni varie.

La predisposizione di una fase di follow up

La buona riuscita di una call da remoto passa dall’applicazione del metodo PDCA (Plan, Do, Check, Act = Pianifica, Fai, Misura, Migliora).

A questo proposito, stilare una fase di follow up è di vitale importanza per trasformare quanto si è detto nella call in realtà e in azioni concrete, al fine di ottenere un miglioramento costante anche grazie al confronto tra i membri del team.

Al termine della riunione, sarebbe molto utile riassumere in poche parole la riunione appena svolta, evidenziando i punti chiave e incoraggiando all’azione i partecipanti: questo lo si può fare soffermando l’attenzione sui passi concreti che ognuno di loro dovrebbe svolgere, per poi ricevere dei feedback sulla call stessa.

Tutto questo permette di verificare che l’obiettivo del meeting sia stato effettivamente raggiunto, nonché di identificare gli eventuali aspetti nei quali migliorare per poter coinvolgere maggiormente i partecipanti o per chiarire meglio gli eventuali dubbi che potrebbero nascere durante la discussione.